Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template)

Nếu như bạn thường xuyên phải thực hiện cùng một kiểu trình bày cho bảng tính của mình, bạn có thể tự thiết kế ra một bảng tính mẫu cho riêng bạn, là một bảng tính đã có sẵn tiêu đề, một số cột, một số hàng nào đó, thậm chí là cả Name và công thức; đồng thời còn có thể tạo ra một hộp thoại riêng vào trong Thư viện các Templates của Excel.

Không biết là, có khi nào bạn sử dụng các Template không? Nghĩa là thay vì nhấn Ctrl+N để tạo một bảng tính mới, thì bạn nhấn vào nút Office, chọn lệnh New[E2003: File | New], và chọn ra một kiểu bảng tính đã được thiết kế sẵn trong thư viện các Template, sau đó sửa lại bảng tính này thành cái của mình?

Chọn một bảng tính đã được thiết kế sẵn trong thư viện Templates của Excel

Nếu bạn đã từng thấy, đã từng sử dụng những bảng tính đã đươc thiết kế sẵn này, ắt bạn sẽ thấy sự hữu dụng của nó, nhờ nó mà chúng ta tiết kiệm được bao nhiêu là thời gian cho việc thiết kế và trình bày. 

Và, trong công việc, nếu như bạn cứ phải thường xuyên thiết kế những bảng tính có cấu trúc giống nhau, tôi nghĩ rằng việc bạn thường làm là mở một bảng tính đã có, xóa đi phần nội dung và lưu lại với tên khác, phải không? Nhưng cách làm này, đôi khi do sơ ý, bạn sẽ xóa luôn cả những công thức mà bạn đã mất hàng giờ để nghĩ ra, rồi phải mất thời gian cho những thao tác xóa... Vậy, có bao giờ bạn nghĩ đến chuyện sẽ làm một cái giống như những Template có sẵn của Excel không? Để mỗi khi cần loại một bảng tính nào đó (một bảng lương, một bảng chấm công, một bản báo giá, v.v...) thì bạn chỉ việc vào trong Thư viện Templates, thậm chí là vào trong "Thư viện riêng" của bạn, lấy một cái mẫu ra rồi chỉ việc nhập số liệu vào? Tiết kiệm được bao nhiêu là thời gian. Chiêu thứ 6 này sẽ giúp bạn thực hiện điều tôi vừa nói

Xem thêm: 5 phương pháp học excel hiệu quả nhất

Tạo một bảng tính mẫu

Những Template cho phép bạn có sẵn một "dự án" (project), có nghĩa là bạn sẽ có sẵn môt bảng tính, bao gồm phần tiêu đề của bảng tính, một số hàng và cột với các tiêu đề của nó, các công thức, và cả các Name (nếu có).. Ví dụ, đây là Template BillingStatement1 có sẵn trong Excel 2007:

Template BillingStatement1 có sẵn trong Excel 2007

Bạn cũng có thể tạo ra một cái giống vậy, sau đó lưu lại thành một Template. Việc này không có gì khó. Bạn mở một bảng tính mới, tạo ra một cái sườn: tô màu, định dạng, đặt Name, thiết kế công thức, v.v... như bình thường bạn vẫn làm, nhưng khoan nhập dữ liệu vào. Bạn hãy xóa hết các Sheet không cần thiết, chỉ giữ lại những Sheet đã được thiết kế thôi. Hoặc bạn có thể mở một bảng tính đã có sẵn, xóa hết những dữ liệu thô, chỉ giữ lại phần trình bày. Sau đó, bạn nhấn F12 (Save as...) rồi chọn Excel Template:

Chọn loại file là Excel Template trong cửa sổ Save

Bạn hãy đặt cho nó một cái tên dễ nhớ, rồi nhấn Save. Theo mặc định thì Excel sẽ lưu bảng tính mẫu này vào Thư mục chứa các Template đã được tạo ra khi bạn cài đặt Excel 2007:

Excel sẽ tự động chọn thư mục để lưu các Template

Mỗi khi cần sử dụng một bảng tính có cấu trúc y hệt bảng tính bạn vừa lưu với dạng Template như ở trên, bạn nhấn nút Office ➝ New [E2003: File | New], rồi chọn tiếpMy Templates... ở cửa sổ New Workbook:

Chọn My Template để mở các bảng tính mẫu đã lưu

Các bảng tính mẫu mà bạn đã tạo ra và lưu lại như tôi đã trình bày ở trên, sẽ hiện ra. Bạn chỉ việc chọn mẫu bạn cần, rồi nhấn OK. 

Excel sẽ tự động chọn thư mục để lưu các Template

Tạo một tab riêng trong cửa sổ My Templates

Như bạn đã thấy ở hình ngay phía trên đây, khi bạn nhấn My Templates trong cửa sổ New Workbook, một cửa sổ New sẽ mở ra. Để ý một tí, bạn sẽ thấy cửa sổ này có dạng những cái tab. Nhưng hiện giờ nó chỉ nó mỗi một tab My Templates thôi. Giả sử bạn đã tạo ra rất nhiều bảng tính mẫu, thay vì "nhét" tất cả vào một chỗ, bạn có muốn tạo thêm những tab riêng cho mỗi loại mẫu không? Ví dụ, tab "Báo cáo thuế", tab "Báo giá", v.v... hay đại loại như thế ?

Khi bạn nhấn F12 để lưu lại với dạng Template như tôi đã trình bày ở phần trên, thì thay vì để Excel chọn thư mục lưu tự động, bạn hãy nhấn nút Create New Folder:

Nhấn nút Create New Folder để tạo thêm tab cho các Template

Một hộp thoại sẽ mở ra, và bạn nhập một cái tên cho nhóm biểu mẫu mà bạn muốn. Ở đây, tôi tạo thêm một nhóm là "Báo cáo thuế" để lưu những bảng tính sẽ dùng để in ra các báo cáo nộp cho cơ quan thuế, nhấn OK, đặt tên cho Template, và nhấn Save. Vậy là xong rồi đó. Tôi mở thử ra cho bạn xem nhé: 

Tham khảo thêm kiến thức trong khóa học Excel Nâng Cao tại Công ty Cổ phần Bluesofts.

Bạn thấy không, trong cửa sổ New này, đã có thêm một tab mới là "Báo cáo thuế". Hay chứ nhỉ!

Một điều lưu ý, chắc là không thừa. Tất cả những Template và những thư mục mà bạn đã tự tạo ra trong bài này, đều nằm ở đây:

C:\Documentand Settings\Owner\Application Data\Microsoft\Template

Với Owner là tên của Acount mà bạn đã tạo ra khi sử dụng Windows. Tôi đã thử thay đổi nơi lưu các Template này, nhưng không được. Khi chọn My Template trong cửa sổ New Workbook, Excel chỉ liệt kê những Template nào nằm ở trong cái đường dẫn ở trên đây mà thôi. Do đó, khi cài đặt lại Windows, có thể bạn sẽ mất hết tất cả những gì nằm trong thư mục C:\Documents and Settings... Vậy, điều lưu ý ở đây là, bạn nên tạo ra những bản sao dự phòng cho các Template này, cất giữ cẩn thận. Sau này, khi có phải cài đặt lại Windows, bạn chỉ việc chép các bản sao vào đúng chỗ của nó (chính là cái đường dẫn trên đây), là có thể sử dụng tiếp.

Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường

Bạn có bao giờ có 1 file Excel bị tăng kích thước đến mức báo động chả biết nguyên nhân? Có nhiều lý do làm cho bảng tính bị phình lên về kích thước file và có những cách để loại trừ. Những bí quyết sau đây có thể giúp bạn nếu bạn có 1 file Excel có kích thước lớn bất thường.
Có khi nào bạn bị bội thực do cố ăn mà chưa tiêu hoá kịp chưa? File Excel cũng thế. Nó bị phình ra là do bạn cố nhồi nhét đủ thứ vào bắt nó phải thực hiện, nó phải nuốt trọng chứ không kịp nhai, hậu quả là nó sẽ không làm việc như ý muốn.

Tôi đã thử với 1 file Excel chuẩn với khá nhiều dữ liệu. Với dữ liệu thô, nó có kích thước 1,37 Mb. Rồi tôi cho vào 1 Pivot Table, sử dụng dữ liệu nguồn là 4 cột của vùng dữ liệu. Kích thước file tăng lên 2,4 Mb. Tôi thử thiết lập vài định dạng, và kích thước file lập tức bị nhân đôi. 

Một trong những nguyênnhân chủ yếu làm tăng kích thước file ở những file Excel trước 2007, khi chưa có khái niệm table, là các bạn cứ thế định dạng màu, cỡ font, màu chữ, đóng khung, . .. cho cả cột hoặc cho cả dòng, nếu không nói là cả bảng tính; chứ không chỉ định dạng cho khu vực chứa dữ liệu. Tôi từng thấy người hễ mở bảng tính mới lên, là lập tức Ctrl A, tô trắng toàn bộ, đóng khung toàn bộ. Không những thế họ còn xác định vùng dữ liệu nguồn cho biểu đồ, cho Pivot table, . . . là cả nguyên cột. Có khi thấy cái thanh cuộn dọc và ngang của Excel trở nên nhỏ tí tị, kéo hoài không thấy hết mà dữ liệu thì trống trơn.
Để giải quyết bạn phải sửa, bỏ hết những định dạng thừa trong những dòng cột trống, bỏ cái thói quen xoá màu fill color bằng cách chọn fill trắng. Hãy chọn No Fill! Sau đó điều chỉnh dữ liệu nguồn của biểu đồ, của Pivot Table chỉ vừa với vùng có dữ liệu.

Hãy làm như sau: trước hết hãy back up bảng tính lại.
1. Gỡ bỏ những định dạng trên những dòng cột thừa:
Bước đầu tiên là xác định bằng tay và mắt ô cuối cùng bên phải ở dưới, có chứa dữ liệu. Đừng có mà dùng phím ctrl+ mũi tên xuống hoặc ctrl + mũi tên qua phải, hoặc dùng Find - Select - Go To Special – Last Cells, cách này sẽ chỉ tới ô cuối cùng có định dạng, không phải ô cuối có dữ liệu. Khi đã xác định bằng mắt ô cuối chứa dữ liệu thì click chọn nguyên dòng kề dưới ô đó. Lúc này ới nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn toàn bộ những dòng bên dưới vùng có dữ liệu. Sau đó dùng lệnh Clear – All để xoá vùng này.
Tương tự, khi xác định ô cuối có chứa dữ liệu xong, nhấn chọn nguyên cột liền kề bên phải, nhấn tiếp Ctrl + Shift + mũi tên qua phải để chọn toàn bộ cột bên phải. Sau đó lại dùng lệnh Clear – All để xoá vùng này.

Không nên dùng lệnh xoá dòng hoặc cột, vì có thể có những công thức tham chiếu đến chúng. Lưu bảng tính lại và thử xem kích thước file trong Property: 
2007: Office button ➝Prepare ➝Properties ➝Document Properties ➝Advanced Properties
2003: File ➝Properties… ➝General

2. Xoá Macro: Không phảo là xoá hẳn Macro, mà chỉ gỡ chúng ra ngoài file Excel:
Có 1 cách nhanh, không gây hại đó là Export tất cả các modules và UserForms vào đĩa cứng. Nhấn Alt F11 vào cửa sổ VBA. nhấn chuột phải vào từng module, chọn remove module (tên môdule). Trong thông báo hiện ra nhấn Yes, và chọn 1 thư mục để lưu lại. làm tiếp cho từng cái Form. đừng quên cả những macro lưu trữ trong sheet hoặc workbook. 

Sau khi đã xoá xong, lưu bảng tính lại. Sau đó, cũng trong cửa sổ VBA, vào menu File – Import File và import hết những modue và form hồi nãy. Làm như vậy, ta vẫn có thể sử dụng form và Macro, nhưng mỗi cái như vậy sẽ tạo1 file text, và ngăn chặn những thứ linh tinh mà Macro mang theo.

Một số ứng dụng trên Internet có thể làm công việc này, nhưng được biết rằng những tiện ích đó sẽ làm rối tung code và thậm chí làm tăng kích thước file. Tốt nhất trước khi ứng dụng 1 tiện ích nào, hãy backup file của bạn trước.

3. Điều chỉnh vùng dữ liệu nguồn:
Nếu sau khi làm những bước trên mà kích thước file của bạn không giảm được bao nhiêu, hãy kiểm tra dữ liệu nguồn của Pivot Table và Pivot Chart. Một vài người thường sử dụng nguyên cả cột dữ liệu để làm nguồn cho Pivot table, chỉ để phòng xa sau này có thêm dữ liệu cập nhật vào dù chỉ vài dòng. Nếu nhất thiết phải phòng xa như vậy, tốt hơn bạn dùng name động. Xem thêm tuyệt chiêu số 47.

4. Làm sạch các sheet:
Trong các sheet của bạn có thể tồn tại những định dạng thừa, những style, những autoshape thấy được và không thấy được (có khi lên đến hàng trăm hoặc hàng ngàn).

a. Xoá object và autoshape thừa. Để tìm ra những autoshape hoặc object ẩn bạn phải vào option của Excel sửa lại như hình sau:
2007:



2003:

( Tham khảo thêm khóa học Excel Nâng Cao do Công ty CP Bluesofts đào tạo)

Bạn có thể nhấn Ctrl + G, Special – Object để chọn 1 lúc nhiều object.

b. Làm sạch những cái không nhìn thấy trong sheet:

Trước tiên, bạn hãy backup bảng tính. Unhide toàn bộ sheet ẩn và cả sheet siêu ẩn. (xem thêm chiêu số 5). Bây giờ bạnthử xoá lần lượt từng sheet một (xoá hẳn), lưu lại, rồi vào Property xem lại kích thước. Nếu sau khi xoá sheet nào, mà kích thước file giảm đáng kể, thì sheet đó chứa nhiều rác (không kể dữ liệu). Vậy, khi đã xác định sheet chứa rác thì bạn phải làm gì?

Bạn hãy mở file backup hồi nãy lên, tạo 1 sheet mới toanh, chọn vùng dữ liệu của sheet chứa rác, dùng lệnh Cut (Ctrl + X), chứ đừng copy, Paste vào sheet mới. Bằng cách cắt (Cut), Excel sẽ giữ nguyên tham chiếu cho bạn.

Cuối cùng, delete sheet chứa rác.

Hy vọng là sau này, các bạn sẽ biết cách xử lý những file có kích thước lớn lạ thường.

NGUỒN GIAỈ PHÁP EXCEL